Dans un contexte entrepreneurial exigeant, comme dans le secteur du bâtiment, des solutions logicielles modernes sont nécessaires. Les logiciels ERP, également appelés logiciels de gestion des ressources d’entreprise, en font partie. Toutefois, leurs fonctionnalités peuvent varier. L’une des fonctionnalités à considérer pour l’optimisation des processus assistée par les technologies de l’information est notamment le traitement numérique des factures.

Souvent, par exemple dans le secteur du bâtiment, le contexte entrepreneurial est exigeant et très concurrentiel. Il convient donc d’accorder une grande attention, entre autres, à une planification efficace des interventions pour les collaborateurs ou à une utilisation rentable des machines de chantier. De plus, la pression croissante concernant les marges et le besoin d’innovation ainsi que l’augmentation des charges administratives obligent à trouver des solutions. Les logiciels modernes vous assistent et vous facilitent le travail. Pour le secteur de la construction, des programmes adéquats doivent pouvoir reproduire les processus de construction typiques et la gamme de prestations individuelles de l’entreprise. Les logiciels ERP sont conçus pour répondre à ce type de besoins. ERP signifie « Enterprise Resource Planning » ou, en français, « planification des ressources d’entreprise ». Il s’agit d’un système composé de logiciels d’application complexes qui communiquent entre eux. Les ressources de l’entreprise, du matériel au capital en passant par le personnel, doivent ainsi être planifiées, contrôlées et gérées dans les délais et en fonction des besoins. Sans grande surprise, les exigences en matière de fonctionnalités des logiciels ERP varient d’un secteur à l’autre. Il n’est guère étonnant que des logiciels ERP, dont les fonctionnalités sont plus ou moins complètes, soient également utilisés dans un secteur spécifique.

De l’AVOR (acronyme allemand signifiant préparation du travail) à la gestion des accès et au traitement numérique des factures
Pour les entreprises de construction, une solution ERP globale devrait comprendre des fonctionnalités relatives aux commandes,
aux offres, aux projets et aux rapports, ainsi qu’au dépôt et à l’inventaire. Sans oublier des fonctionnalités pour les finances et les ressources humaines. De même, une solution ERP globale devrait offrir une assistance pour les tâches générales, telles que la gestion des adresses et des contacts ou l’archivage. Un logiciel ERP complet peut ainsi offrir un soutien efficace de l’AVOR à la gestion des accès, en passant par le calcul des coûts et la paie. Bien entendu, toutes les entreprises n’ont pas les mêmes exigences en matière de support numérique dans le cadre de leurs activités et de leurs processus. Les systèmes ERP sont donc le plus souvent conçus de manière modulaire. En ce qui concerne les exigences d’optimisation assistée par les technologies de l’information, une entreprise devrait également prendre en considération la question du « traitement numérique des factures ». Un logiciel adapté permet de numériser l’ensemble du workflow de facturation. Ses points forts sont nombreux.

Il présente de nombreux avantages incluant des économies de temps et d’argent
Qui n’a pas vécu cette situation ? Le délai de paiement d’une facture fournisseur n’a pas pu être respecté. Soit parce que la facture n’a pas été traitée assez rapidement en circulant dans les différents services, soit parce qu’elle est restée en attente. Un workflow de facturation numérique permet de minimiser ce genre de lacunes. Enfin et surtout, les factures sont ainsi traitées sans rupture de média, c’est-àdire sans impression et sans transmission manuelle. Cela permet de gagner un temps considérable. Ce système, couplé à la suppression des frais d’impression et de stockage des documents papier, contribue à réduire les coûts. D’ailleurs, en parlant du stockage des documents, un workflow de facturation automatisé permet de procéder à un archivage conforme à la législation. En outre, il permet un d’accéder aux données en permanence et en tout lieu. Pour finir, le traitement numérique des factures permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble des factures et favorise également une collaboration plus efficace au sein de l’équipe.

De la réception des factures à l’archivage – tout est numérique
Les avantages sont évidents lorsqu’on examine le workflow typique de traitement des factures entrantes, comme les factures des fournisseurs. Lors de la première étape, la réception de la facture, le document est transformé en facture électronique modifiable. Il est ainsi possible de traiter des formats de fichiers initialement différents, par exemple des documents papier numérisés ou des fichiers PDF reçus par e-mail. Ensuite, lors de la saisie de la facture, le logiciel détermine s’il s’agit d’une facture ou d’un autre document, comme un bon de livraison. Si c’est bien une facture, des informations importantes, telles que la date et le montant de la facture, sont extraites du document. Contrairement au traitement manuel des factures, la saisie fastidieuse des données de facturation, qui est une source d’erreurs, n’est plus nécessaire. Ensuite, le logiciel contrôle la facture et compare les données avec celles du bon de livraison, par exemple. Lors de l’étape suivante du traitement de la facture, il est par exemple possible d’ajouter des notes et des remarques sous forme numérique. De même, il est possible de distribuer des tâches aux membres de l’équipe. Par rapport au traitement manuel des factures, cette étape se déroule également de manière plus flexible et efficace, même quand plusieurs collaborateurs y prennent part. Le workflow aboutit ensuite à la validation de la facture qui est enfin transmise au service comptable. Une fois le paiement effectué, l’archivage numérique est également effectué. Pour pouvoir profiter pleinement de cette solution avantageuse, le logiciel doit toutefois pouvoir être intégré correctement dans d’autres systèmes. C’est pourquoi les interfaces avec les systèmes ERP doivent également être adaptées. LOGISTA étudie ce sujet et travaille actuellement à l’élaboration de solutions comportant une seule interface, en collaboration avec des membres, des fournisseurs et des prestataires de systèmes.