Digitalisierung ist auch im Einkauf angesagt

Die Digitalisierung und damit verbundene Begriffe, wie «künstliche Intelligenz»,
sind in aller Munde. Manches Unternehmen führt heutzutage für die Verkaufsaktivitäten einen Webshop oder bindet
seine Kunden in digitalisierte Bestellprozesse ein. Doch wie sieht es beim Einkauf
aus? Wo mancherorts noch mit Excel-Listen gearbeitet wird, besteht durchaus
vorteilhaftes Digitalisierungspotenzial.

Betrachtet man die vergangenen Jahrzehnte, haben sich die technologischen Möglichkeiten im Unternehmensalltag massgebend geändert. Bereits weit zurück, im vorigen Jahrhundert, hat die elektronische Datenverarbeitung (EDV) in Unternehmen Einzug gehalten. Dann kam unter anderem das Internet und nach der Jahrtausendwende entwickelte sich der e-Commerce zum Mass aller Dinge. Seither bieten viele Unternehmen ihrer Kundschaft einen Webshop und reduzieren damit Kosten für ein arbeits- und kostenintensives Filialnetz.

Doch wie technologisch fortschriftlich kaufen die Unternehmen selbst ein? Wie modernverhalten sie sich in ihren Lieferantenbeziehungen? Einige benutzen beispielsweise punktuelle Lieferantenanbindungen via Internet. Oder sie haben ein sogenanntes «enterprise-resource-planning»-System (ERP-System) im Einsatz. Derartiges gilt als «Einkauf 3.0». Nicht selten wird aber auch noch mit Excel-Listen und Word-Dokumenten gearbeitet. Dabei ginge es wesentlich zeitgemässer und effizienter. Der neue technologische Standard nennt sich «Einkauf 4.0».

Der Einkauf ist von hoher Bedeutung
Dass Unternehmen in der Digitalisierung beim Einkauf hinterherhinken, hat verschiedene Gründe. Aufgrund analoger Prozesse lassen sich Daten nicht zur Automation nutzen. Zudem wird bei der Digitalisierung beispielsweise dem Marketing nicht selten Vorrang gegeben. Dabei
kommt der Einkaufsabteilung eine wichtige Bedeutung zu: nicht zuletzt aufgrund des umfangreichen Satzes an Daten und wegen der Verbindung zu Lieferanten als auch zur gesamten Lieferkette.

Der Einkauf vereinigt denn auch mehrere wichtige Kernaufgaben. Dazu gehören unter anderem die Bedarfsermittlung, die Beschaffungsmarktforschung, die Bestellabwicklung, das Lieferantenmanagement und auch die sogenannte «make-or-buy»- Entscheidung. Bei Letzterem geht es um den Entscheid zwischen eigener Fertigung oder Zukauf von Produktkomponenten.

Bei all diesen und weiteren Aufgaben kommen unter «Einkauf 4.0» neue Technologien zur Anwendung. Künstliche Intelligenz oder roboterbasierte Prozessautomatisierung treiben die Automatisierung voran. Die Automation wiederum verhilft zur Reduktion alltäglicher, sich wiederholender, Aufgaben und fördert die Digitalisierung der Daten. Beispielsweise kann ein topmodernes Einkaufssystem die Materialbedarfsverläufe selbstständig auswerten und in der Folge den Bestellimpuls auslösen.

Die Vorteile von Einkauf 4.0
Investitionen in «Einkauf 4.0» rechnen sich mehrfach – auch weil die Zusatzkosten, gegenüber den Funktionskosten des Einkaufs, gering sind. Zudem bringen die neuen Technologien eine Aufwandreduktion für die Einkäufer. Sie werden von manuellen Tätigkeiten entlastet und können diese Zeit für die Suche und Pflege von Lieferantenbeziehungen einsetzen. Die Aufwandreduktion bedeutet auch eine Kosteneinsparung.

Ausserdem fördert «Einkauf 4.0» die Datenqualität, da der Wegfall manueller Tätigkeiten die Fehleranfälligkeit verringert. Schliesslich dienen neue technologische Möglichkeiten im Einkauf ebenfalls der Transparenz. Die automatisierte Dokumentation von Kommunikation und Prozessen lässt Abläufe besser nachvollziehen. Damit werden etwa auch bei Stellvertretungen der Stand der Arbeiten und die Arbeitsschritte transparenter.